Generator kodów rabatowych: jak tworzyć i śledzić kody

Generator kodów rabatowych to narzędzie, które tworzy wiele kodów naraz: arkusz, moduł sklepu internetowego, system kasowy albo panel kampanii. Sama zniżka to jednak mniejsza część jego wartości. Gdy każdy kanał, lokal lub osoba dostaje własny kod, wiesz, skąd przyszła sprzedaż. W tym artykule dowiesz się, kiedy wystarczy jeden kod ogólny, a kiedy potrzebujesz kodów unikalnych, jak je wygenerować i zaprojektować, jak zabezpieczyć je przed nadużyciami, jak przypisać sprzedaż do kampanii i co zapisać w regulaminie.

Kod ogólny czy kody unikalne: kiedy który

Pierwsza decyzja nie dotyczy narzędzia, tylko tego, co chcesz wiedzieć po kampanii.

Jest też wariant pośredni: kod ogólny z przyrostkiem kanału. Jeden kod kampanii dostaje osobne końcówki dla każdego miejsca, np. FORMA26-MOK dla kawiarni na Mokotowie i FORMA26-WOLA dla barów na Woli. Nadal jest łatwy do przepisania, a pozwala porównać miejsca.

Dobry przykład kodu ogólnego zobaczysz na stronie głównej Fortuners. W przykładowej kampanii studia pilatesu oferta „Pierwsze zajęcia gratis” ma kod FORMA26, widoczny na karteczce z ciasteczka i na ekranie telefonu po zeskanowaniu kodu QR. Taki kod łączy nazwę kampanii („forma”) z rokiem, więc łatwo go zapamiętać i powtórzyć w recepcji. Zwróć uwagę, że zawiera literę O. W prawdziwym słowie to nie problem, bo kontekst podpowiada, co wpisać. W losowym ciągu znaków już tak.

Jak wygenerować kody rabatowe: arkusz, sklep internetowy, system kasowy

Samo wygenerowanie listy kodów jest łatwe. Trudniejsze jest to, co dzieje się dalej: gdzie kody są sprawdzane i oznaczane jako wykorzystane.

Arkusz kalkulacyjny

Sprawdza się przy kilkuset kodach i prostym procesie w lokalu.

1. W pierwszej kolumnie wpisz stały prefiks kampanii, w drugiej wygeneruj losową część kodu. Możesz użyć funkcji losujących arkusza albo gotowego generatora ciągów znaków, który pozwala wybrać długość i dozwolone znaki.
2. Połącz prefiks i losową część w jednej kolumnie.
3. Zamroź wartości. Funkcje losujące przeliczają się przy każdej zmianie arkusza, więc skopiuj kolumnę i wklej ją jako same wartości.
4. Usuń duplikaty wbudowaną funkcją arkusza i sprawdź, czy liczba kodów się zgadza.
5. Dodaj kolumny: kanał lub lokal, data wydania, data użycia, kto zrealizował.

Kody do druku przekaż drukarni jako plik z danymi zmiennymi, a arkusz z kolumną „użyty” udostępnij obsłudze.

Sklep internetowy

Większość platform e-commerce ma moduł rabatów, w którym ustawisz wartość, zakres, datę ważności i limit użyć. Masowe generowanie unikalnych kodów bywa wbudowane albo dostępne jako dodatek lub import z pliku. Przed kampanią sprawdź trzy rzeczy: czy kod może być użyty tylko raz, czy raport zamówień pokazuje nazwę kodu i czy da się wyeksportować listę użyć.

System kasowy w sklepie stacjonarnym

Sprawdź, czy Twój system obsługuje kupony z weryfikacją jednorazowości. Jeśli tak, zaimportuj listę kodów. Jeśli nie, ustaw w kasie osobny przycisk rabatu dla kampanii, a kod zapisuj w notatce do paragonu lub w arkuszu. Bez tego sprzedaż z kodów zleje się z innymi rabatami.

Panel kampanii

W kampaniach, w których oferta trafia do klientów przez wiele miejsc naraz, wygodniej, gdy generowanie i liczenie dzieje się w jednym systemie. W Fortuners każda kampania ma własny link QR i własny kod rabatowy, a w panelu partnera marka widzi skany, wykorzystane kody i wyniki poszczególnych lokali.

Jak zaprojektować kod, który ludzie wpiszą poprawnie

Każdy błąd przy wpisywaniu to klient, który się zirytuje przy kasie albo porzuci koszyk.

• Usuń mylące znaki. Z losowych kodów wyrzuć 0 i O, 1, I i L. Przy kodach czytanych z małego nadruku rozważ też usunięcie pary 5 i S, 2 i Z, 8 i B.
• Tylko wielkie litery. Sam system niech i tak akceptuje małe litery i ignoruje spacje na początku i końcu.
• Grupuj znaki. K7M-4QX czyta się i przepisuje łatwiej niż K7M4QX.
• Krótko. 6–8 znaków losowych wystarcza w kampaniach lokalnych. Dłuższe kody wydłużają obsługę przy kasie.
• Prefiks z sensem. Pierwsza część mówi, z jakiej kampanii jest kod, np. FORMA-K7M-4QX. Ułatwia to obsłudze rozpoznanie kodu.
• Filtruj przypadkowe słowa. Losowe litery potrafią ułożyć się w wulgaryzm. Przejrzyj listę albo usuń samogłoski z alfabetu.
• Druk. Kod na papierze składaj czytelnym krojem, najlepiej o stałej szerokości znaków, w rozmiarze, który da się przeczytać przy słabym świetle.

Przykładowe wyliczenie: alfabet bez znaków 0, O, 1, I i L ma 31 znaków. Sześć losowych pozycji daje 31⁶, czyli ok. 887 mln kombinacji. Jeśli wydasz 5 000 kodów, szansa, że ktoś zgadnie ważny kod za pierwszym razem, wynosi ok. 1 do 177 tys. Dlatego unikalnych kodów nie trzeba wydłużać, ale trzeba ograniczyć liczbę prób wpisania kodu w sklepie internetowym.

Zabezpieczenia: limity, daty ważności, jedno użycie

Zabezpieczenia kodu rabatowego

• Jedno użycie dla każdego kodu unikalnego.
• Limit użyć łącznie dla kodu ogólnego, np. pierwsze 300 zamówień.
• Limit na jednego klienta lub jedno konto.
• Data i godzina końca ważności podane wprost w komunikacji.
• Zakres: konkretne produkty, usługi lub lokale, a nie cała oferta.
• Minimalna wartość koszyka, jeśli rabat jest kwotowy.
• Informacja, czy kod łączy się z innymi promocjami.
• Możliwość dezaktywacji kodu, jeśli trafi na portal z kuponami.
• Limit prób wpisania kodu w sklepie internetowym.
• Zasada w lokalu: kasjer realizuje kod tylko wtedy, gdy przedstawi go klient.

Ostatni punkt ma znaczenie w sklepach stacjonarnych. Porównuj liczbę zrealizowanych kodów między zmianami i kasjerami. Duża różnica nie musi oznaczać nadużycia, ale wymaga wyjaśnienia.

Śledzenie sprzedaży z kodów w sklepie stacjonarnym i online

Pomiar zaczyna się przed kampanią, od mapy kodów: tabeli, w której każdemu kodowi lub prefiksowi przypisujesz kanał, miejsce i nakład.

Kody i nakłady w tabeli są przykładowe. Do każdego kodu zbieraj: liczbę użyć, wartość sprzedaży, wartość udzielonego rabatu, średni koszyk z kodem i bez oraz udział nowych klientów.

• Online: raport zamówień z filtrem po kodzie plus parametry UTM w linkach, jeśli kampania prowadzi na stronę.
• Stacjonarnie: kod w notatce do paragonu lub osobny przycisk rabatu, a na koniec dnia uzgodnienie raportu z listą kodów.

Przykładowe wyliczenie (dane fikcyjne): w lokalach rozdano 2 000 kodów, a wykorzystano 120. Wskaźnik realizacji to 6%. Jeśli koszt dotarcia z kodem (druk, dystrybucja, rabaty) wyniósł 6 000 zł, jeden klient z kodu kosztował 50 zł. Czy to dużo, zależy od marży i tego, ile klient wyda w kolejnych miesiącach. Jak to policzyć, pokazujemy w tekście o koszcie pozyskania klienta.

Pamiętaj o dwóch ograniczeniach. Kod zaniża wynik, bo nie każdy, kto przyszedł dzięki kampanii, go użyje. I kod zawyża wynik, jeśli trafi do osób, które i tak by kupiły. Dlatego łącz kody z innymi metodami, np. grupą kontrolną. Cały system opisaliśmy w przewodniku skuteczność reklamy offline: jak mierzyć.

Regulamin promocji: co warto w nim zawrzeć

Nawet prosty kod opisz kilkoma zdaniami regulaminu. Zapisz w nim:

• kto organizuje promocję (pełne dane firmy),
• okres obowiązywania, z godziną zakończenia,
• kto może skorzystać i ile razy,
• na jakie produkty lub usługi działa rabat i w jakich miejscach,
• wartość rabatu i sposób naliczania (procent, kwota, gratis),
• czy kod łączy się z innymi promocjami,
• jak rozliczany jest rabat przy zwrocie części zamówienia,
• tryb reklamacji,
• informacje o danych osobowych, jeśli zbierasz je przy wydaniu kodu.

Warunki promocji ustal już na etapie briefu, żeby agencja i drukarnia pracowały na tych samych założeniach. Pomoże w tym szablon briefu reklamowego.

Ceny i obniżki

Ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług (otwiera się w nowej karcie) wymaga, by przy ogłaszaniu obniżki ceny towaru lub usługi podać także najniższą cenę z 30 dni przed obniżką. Prezes UOKiK w wyjaśnieniach dotyczących obniżek (PDF) (otwiera się w nowej karcie) wskazał, że obowiązek ten nie dotyczy kodów, które nie odnoszą się do konkretnych towarów, usług ani ich grup, np. rabatu na następne zakupy bez wskazania produktów. Inaczej jest z kodem „na wszystko” ogłaszanym wszystkim klientom, bo to informacja o obniżce całej oferty. Obowiązek pojawia się też wtedy, gdy komunikujesz rabat na konkretny produkt lub grupę produktów i pokazujesz cenę po rabacie, nawet jeśli kod wpisuje się dopiero w koszyku. Szczegóły zależą od konstrukcji akcji, więc skonsultuj ją z prawnikiem.

RODO, gdy kod jest wydawany po zapisie

Jeśli klient dostaje kod po podaniu imienia lub adresu e-mail, jesteś administratorem jego danych. W praktyce:

• przekaż informację o przetwarzaniu danych w chwili zapisu: kto, w jakim celu, jak długo, jakie prawa ma klient,
• zbieraj tylko dane potrzebne do wydania kodu,
• zgodę na newsletter lub inne informacje handlowe zbieraj osobno i nie uzależniaj od niej wydania kodu bez konsultacji prawnej,
• określ, kiedy usuwasz dane po zakończeniu akcji.

Najczęstsze błędy z kodami rabatowymi

1. Jeden kod na wszystkie kanały, a potem próba ustalenia, który kanał zadziałał.
2. Brak daty ważności. Kod krąży miesiącami i zniekształca wyniki kolejnych kampanii.
3. Losowe kody z mylącymi znakami i klienci, którzy nie mogą ich wpisać.
4. Rabat na całą ofertę, także na produkty z niską marżą.
5. Brak limitu użyć i kod na portalu z kuponami po dwóch dniach.
6. Obsługa nie wie, gdzie wpisać kod, więc sprzedaż ląduje w ogólnym rabacie.
7. Brak punktu odniesienia. Bez sprzedaży sprzed kampanii nie wiesz, czy kod coś zmienił.
8. Liczenie obrotu zamiast marży. Sto wykorzystanych kodów może oznaczać stratę.
9. Kod za zapis bez klauzuli informacyjnej i zgody marketingowe wymuszone przy okazji.

Jeśli planujesz kampanię, w której kod ma trafić do klientów w konkretnych lokalach, a Ty chcesz widzieć wynik każdego miejsca bez budowania własnego systemu, zobacz, jak wyglądają przykładowe kampanie Fortuners.

Najczęstsze pytania

• Jak stworzyć kod rabatowy?+

  Najpierw ustal cel i warunki: wartość rabatu, zakres produktów, datę ważności i limit użyć. Potem utwórz kod w module rabatów sklepu internetowego lub w systemie kasowym. Jeśli potrzebujesz wielu unikalnych kodów, wygeneruj listę w generatorze albo w arkuszu, usuń duplikaty i zaimportuj ją do systemu, który sprawdza wykorzystanie kodów.

• Czym różni się kod rabatowy od kodu promocyjnego?+

  W praktyce nazwy stosuje się zamiennie. Kod rabatowy zwykle obniża cenę, a kod promocyjny może też dawać inną korzyść, np. darmową dostawę, gratis albo dostęp do oferty. Dla pomiaru ważniejsze jest co innego: czy kod jest jeden dla wszystkich, czy unikalny dla kanału, lokalu albo osoby.

• Czy kod rabatowy musi mieć regulamin?+

  Nie każdy przepis wprost tego wymaga, ale regulamin porządkuje warunki i chroni przed sporami: kto może skorzystać, na co działa rabat, do kiedy, czy łączy się z innymi promocjami i co przy zwrocie towaru. Przy większych akcjach, zbieraniu danych osobowych lub obniżkach konkretnych produktów warto dać regulamin do sprawdzenia prawnikowi.

• Jak sprawdzić, czy kod został już użyty w sklepie stacjonarnym?+

  Najlepiej, gdy kod weryfikuje system: system kasowy z obsługą kuponów, aplikacja albo strona, na której kasjer oznacza kod jako wykorzystany. Przy małej skali wystarczy wspólny arkusz z listą kodów i kolumną z datą użycia, ale wtedy trzeba pilnować, żeby wszyscy kasjerzy uzupełniali go od razu.

← Wszystkie artykuły